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Tipps und Tricks für das HomeOffice

 

 

HomeOffice klingt erst mal hervorragend. Zu Hause bleiben. In den eigenen vier Wänden. Mal kein Business Outfit anziehen, sondern gemütlich im Jogger seiner Arbeit nachgehen.

 

Doch die Herausforderungen lassen auch nicht lange auf sich warten.

Eigentlich könnte man dazwischen mal die Wäsche erledigen. Frühjahr ist auch grad – also die Fenster putzen wäre jetzt auch nicht das schlechteste. Zeit hat man ja. Balkon aufräumen oder den Garten auf Vordermann bringen. Und wenn man schon grad dabei ist: den Kleiderschrank wollte man ohnehin schon längst mal wieder auf Vordermann bringen.

 

Dazwischen hat man jedoch seiner Arbeit nachzugehen. Die macht sich ja nicht von alleine. Also ran an den Rechner! E-Mails checken, Telefonate führen, Videokonferenzen, Berichte verfassen. Dokumente erstellen und den KollegInnen freigeben. 

 

Wenn die Online-Bandbreite zu Hause nicht reicht, gerät man schnell an die Grenzen der Technologie. Es ruckelt während der Skype-Sitzung, Dokumente lassen sich nicht so schnell wie vom Büro gewohnt hochladen und teilen.

 

Wer Kinder hat stellt dann auch gleich mal fest: so ganz ungestört geht die Sache dann doch nicht ab. Kinder möchten unterhalten werden. Auch möchte man die Zeit mit den Kids teilen, denn das „zu-Hause-bleiben“ nervt dann doch. Herrliches Wetter und man darf nicht raus!

Wenn sie Haustiere haben, werden sie wohl auch feststellen, wie viel die Katzen und Hunde von unserer aufgezwungenen Heimarbeit halten: nämlich grad gar nix. Tastaturen sind zum Draufliegen da, Dokumente zum drübergehen, Videokonferenzen eignen sich zum Bellen oder laut spielen.

 

Aber neben diesen (manchmal auch gewünschten und willkommenen) Ablenkungen, gibt es durchaus ernst zu nehmende Herausforderungen.

 

 

Die persönliche Kommunikation aufrechterhalten

·       Schalten Sie bei Skype Gesprächen mit Ihren BürokollegInnen durchaus Ihre Kamera ein. Üblicherweise sieht man sich im Büroflur, in der Kantine, in der Büroküche, etc. Lassen Sie sich dies nicht nehmen! Treffen Sie Ihre KollegInnen online in der Videokonferenz. Und warum nicht einfach auch mal online zum „Cafeplausch“ treffen – was sonst in der Büroküche vor der Cafemaschine erfolgt, soll digital nicht fehlen! Kommunikation und Austausch ist überlebenswichtig. Halten Sie den Informationsfluss mit Ihren KollegInnen aufrecht – auch digital!

·       Wenn Sie eine Videokonferenz führen, warten Sie nachdem Sie eine Frage gestellt haben ein paar Sekunden. Die Übertragungsgeschwindigkeit ist abhängig von Ihrem Internetanbieter, Ihrer Bandbreite und auch dem Videotools, welches Sie nutzen. Videokonferenzen laufen nicht so reibungslos wie ein Face-to-Face Gespräch im Sitzungsraum. 

·       Schalten Sie – bei größeren Meetings – Ihr Mikrofon auf stumm. Mikrofone übertragen alles – Tastaturanschläge, Nebengeräusche im Raum, die Türklingel, etc. Sogar das Schlucken, wenn man nebenbei ein Glas Wasser oder einen Cafe trinkt (ich spreche aus Erfahrung).

·       Bereiten Sie sich auf Online-Sitzungen genauso vor, wie auf reelle Sitzungen. Bereiten Sie Ihre Unterlagen vor, offenen Sie die PowerPoint Präsentation, die Sie ggf. teilen möchten und sammeln Sie andere Materialien. 

·       Vergessen Sie trotz der heimischen Atmosphäre nicht, dass Sie arbeiten. Denken Sie an Ihr Berufsgeheimnis. Achten Sie darauf, dass niemand zuhört oder stört. 

 

Auf die Ausstattung kommt es natürlich an

·       Achten Sie auf geladene Akkus bzw. Netzanschlüsse (sowohl für Notebook, Tablet und Smartphone).

·       Vergewissern Sie sich, dass Sie weitere Tools zur Zusammenarbeit auch auf dem Smartphone installiert haben (Teams, Slack, Mail, Messengerdienste, etc.). Halten Sie bei technischen oder anderen Problemen Ihre KollegInnen auf dem Laufenden und lassen Sie Ihre KollegInnen wissen, was los ist.

·       Arbeiten Sie mit Headsets – das verbessert die Audioqualität um einiges!

 

Beschützen Sie Ihren Lifestyle

·       Richten Sie sich Ihr HomeOffice bzw. den Arbeitsbereich zu Hause passend ein. Arbeiten Sie an einem Schreibtisch. Auch wenn die Couch verlockend aussehen mag, wird es Ihnen Ihr Rücken danken. Achten Sie auch auf einen guten Lichteinfall und genügend Belüftung.

·       Machen Sie sich bewusst: wenn ich am Schreibtisch sitze, arbeite ich. Schalten Sie Störquellen aus und konzentrieren Sie sich auf Ihre Arbeit.

·       Vergessen Sie nicht auf Essen und Trinken. Achten Sie darauf, dass Sie genügend Flüssigkeit zu sich nehmen. Halten Sie auch Pausen ein und essen Sie etwas.

·       Manchmal kann HomeOffice aber auch langweilig sein. Hintergrundmusik, Podcasts, Hörbücher können Abhilfe schaffen und gestalten das Arbeiten im heimischen Wohnzimmer angenehmer. 

·       Für manche sind Routinen auch sehr hilfreich, um in den „Arbeitsmodus“ zu kommen. Es könnte also durchaus hilfreich sein, ein Bürooutfit zu wählen – kleiden Sie sich also auch so, als würden Sie ins Büro gehen.

·       Auch wenn man zu Hause ist – die Arbeit muss doch getan werden. Alkohol sind deshalb absolut nicht angesagt. Das Gläschen Wein oder ein Bier können Sie sich nach getaner Arbeit gönnen – einem Feierabenddrink ist nichts entgegen zu setzen.

 

 

Wie gestalten Sie Ihren HomeOffice Alltag? Bestimmt haben Sie weitere Tipps und Tricks zur Verfügung. Schauen Sie mal auf unserer Facebook Seite vorbei uns posten Sie Ihre Erfahrungen.

 


HomeOffice Tools: Microsoft Teams

 

 

Viele Betriebe und Unternehmen sind derzeit gezwungen auf Home-Office umzustellen. Die technologischen Entwicklungen der letzten Jahre gibt uns viele Tools zur Hand, die dies auch ermöglichen. Die Zukunftsentwicklungen im Bereich Arbeit weisen – abgesehen von notwendigen Maßnahmen, die aufgrund Corona derzeit notwendig sind – immer stärker in Richtung New Work.

 

Viele digitale Dienstleister und Softwareentwickler haben diesen Trend erkannt, und haben sich in den letzten Jahren immer stärker auf die Entwicklung dieses Trends konzentriert.

 

Microsoft hat mit Office 365 eine dementsprechende Plattform geschaffen. Die uns bekannten Programme wie Word, Excel, PowerPoint wurden als Software ins Internet verlegt. Dadurch ist es also möglich, seine Dokumente online zu bearbeiten, aber auch parallel mit Kolleginnen und Kollegen zusammen zu arbeiten.

 

Mit der Einführung des Programmes „Teams“ hat Microsoft eine zentrale Plattform für zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit geschaffen. Teams ermöglicht es einerseits Dokumente an einem zentralen Ort abzulegen. Andererseits ist es möglich verschiedene Teams virtuell zusammen zu stellen, und dadurch die Zusammenarbeit der jeweiligen Personen auf dieser Plattform zu garantieren. Dokumente können abgelegt werden, sodass jede/r umgehend darauf Zugriff hat. Die Dokumente werden versioniert, sodass jederzeit auf eine frühere Version des Dokuments zugegriffen werden kann. Daneben haben die Teams die Möglichkeit via Chat (ähnlich Messenger, WhatsApp, Telegram, etc.) auszutauschen.

 

Ein hübscher Rücken kann auch entzücken – aber manchmal sieht man seinem Gegenüber einfach ganz gerne mal ins Gesicht. An dieser Stelle ist es möglich Anrufe (Audio und Video) via Teams zu führen. Face to Face mit einem/einer KollegIn, aber selbstverständlich auch mit mehreren. Mittels Videokonferenz ist es natürlich auch möglich direkt Dokumente auszutauschen, den eigenen Bildschirm freizugeben, usw.

 

Neben den oben erwähnten Funktionen bietet Microsoft Teams noch viele weitere Features:

·       Schnittstellen zu anderen Programmen (Microsoft-eigene oder von Drittanbietern) innerhalb Microsoft Teams

·       Umfragen schnell und unkompliziert durchführen

·       Microsoft Teams als organisationsinterner Ersatz für Mailprogramme

·       Automatisiert Inhalte in Teams hochladen (sogenannte Connectors)

·       Mails an Teams weiterleiten

·       Synchronisation mit anderen Microsoft Programmen (wie zB Outlook, Word, OneNote)

 

Microsoft Teams bietet auch die Möglichkeit externe Personen in die Zusammenarbeit einzubinden und sie als Gäste ins Team einzuladen. 

 

Umfangreiche Möglichkeiten von Einstellungen und Rechtevergaben und -verwaltung bietet Microsoft Teams ebenso wie die Tatsache, dass das Programm „Teams“ sowohl auf dem Betriebssystem Windows als auch auf MacOS läuft. Um die Mobilität zu gewährleisten ist es selbstverständlich möglich die App auch auf Smartphones sowie Tablets zu nutzen.

 

Microsoft bietet derzeit das Programm „Teams“ zur kostenlosten Nutzung an und versucht dadurch dem Corona Virus und dem damit verbundenen Druck für Firmen zu begegnen.

 

Einzelpersonen können sich Microsoft Teams nach einer kurzen Registrierung ihrer Mail-Adresse kostenlos herunterladen (Download-Link). Besitzer einer Gmail- oder Outlook-Adresse sollen sich jedoch die Freemium-Version herunterladen (Download-Link). Wer größere Gruppen für Teams anmelden möchte, kann bei Microsoft eine kostenlose Lizenz für Office 365 E1 für sechs Monate beantragen (Download-Link). Bildungseinrichtungen können hingegen eine kostenfreie Lizenz für Office 365 A1 beantragen (Download-Link).

 

Laut Presseaussendung gilt dieses Angebot bis Jänner 2021. Zur kostenlosen Freemium-Version gehören 10 GB für Team-Dateien, 2GB für persönliche Dateien pro User sowie die Online Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote.

 

Wenn Sie Fragen haben und ich Ihnen weiterhelfen kann, können Sie mich gerne kontaktieren. Sie erreichen mich per Mail (office@k3-moderation.at) oder mobil (+43 699 13506841) sowie via WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook und Messenger. Natürlich erreichen Sie mich auch über meinen Office 365 Account unter office@k3moderation.onmicrosoft.com.